Política de privacidad
POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
1) INTRODUCCIÓN:
Con el fin de darle cumplimiento a la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 del 2012, su Decreto
Reglamentario 1377 del 2013, así como las demás normas que reglamentan y complementan la Protección para
el Tratamiento de los Datos Personales en Colombia, WORLD FIT COMPANY S.A.S el cual en este documento
será nombrado como WORLD FIT COMPANY S.A.S, ha diseñado el siguiente documento que constituye su
MANUAL Y POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES, dirigido a orientar a todo aquel que tenga
una relación con Empresa y depositó su confianza, para que se conozcan sus datos personales, dando certeza que
estos serán utilizados correctamente.
2) OBJETIVO:
Establecer pautas y criterios sobre el manejo de la información de los Datos Personales que se tengan en la
empresa, ya sea de clientes, proveedores, trabajadores Contratistas, empleados, terceros y todo aquel titular que
dio autorización a WORLD FIT COMPANY S.A.S para darle tratamiento a sus Datos Personales.
3) ALCANCE O MARCO DE APLICACIÓN:
Este MANUAL Y POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES será aplicado en WORLD FIT
COMPANY S.A.S en la ciudad de ENVIGADO; aplicándose a cualquier registro de datos personales que
haya sido realizado, ya sea en una forma presencial, no presencial y/ o virtual, se haya dado para
cualquier vínculo por el cual haya sido necesario dar la información de datos personales a WORLD FIT
COMPANY S.A.S
4) MARCO NORMATIVO:
En WORLD FIT COMPANY S.A.S, con el fin de poder lograr una correcta aplicación de la norma, se realiza una
constante búsqueda de las nuevas normas que se profieran sobre el tratamiento y la protección de los datos
personales, así como también la jurisprudencia.
A continuación, se mencionan las normas que a la fecha se han encontrado:
Constitución política de Colombia:
“ARTICULO 15. Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el
Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las
informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y
privadas.
En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en
la Constitución.
La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Sólo pueden ser interceptadas o
registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley.
Para efectos tributarios o judiciales y para los casos de inspección, vigilancia e intervención del Estado podrá
exigirse la presentación de libros de contabilidad y demás documentos privados, en los términos que señale la
ley.”
Artículo 20 “Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento y opiniones, la de
informar y recibir información veraz e imparcial, y la de fundar medios masivos de comunicación
Estos son libres y tienen responsabilidad social. Se garantiza el derecho a la rectificación en condiciones de
equidad. No habrá censura.”
Ley 1266 Del 2008: “por la cual se dictan las disposiciones generales del hábeas data y se regula el manejo de la
información contenida en bases de datos personales, en especial la financiera, crediticia, comercial, de servicios
y la proveniente de terceros países y se dictan otras disposiciones.”
Decreto Reglamentario 1727 Del 2009 “Por el cual se determina la forma en la cual los operadores de los bancos
de datos de información financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países, deben
presentar la información de los titulares de la información.”
Sentencia C748 Del 20115 ”la cual estudio la Exequibilidad de la ley estatutaria 1581 del 2012”
Ley Estatutaria 1581 Del 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos
personales.”
Decreto Reglamentario 1377 De 2013 “Por el cual se reglamenta parcialmente la.
Ley 1581 de 2012.”
Decreto 886 del 2014“Por el cual se reglamenta el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012, relativo al Registro Nacional
de Bases de Datos.”
Circular 02 Del 3 De noviembre Del 2015. “Adicionar el Capítulo Segundo en el Título V de la Circular Única de la
Superintendencia de Industria y Comercio Objeto Impartir instrucciones a los responsables del Tratamiento de
datos personales, personas jurídicas de naturaleza privada inscritas en las Cámaras de Comercio y sociedades de
economía mixta, para efectos de realizar la inscripción de sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de
Datos (RNBD)”
Decreto 1074 del 2015: Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo”
Titulo 2 capítulo 25 reglamentar parcialmente la Ley 1581 de 2012 dictando disposiciones generales de la
protección de datos personales.
Titulo 2 capítulo 26 “registro nacional de base de datos”
Titulo 2 capitulo 27 “contenido mínimo de las historias crediticias”
Titulo 2 capitulo 28 “se reglamenta los articulo 12 y 13 de la ley 1266 del 2008”
Circulares Externas 001 de 2017” SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO” – con el asunto “Asunto:
Modificar los numerales 2.2, 2.3, 2.6 y 2.7 del Capítulo Segundo del Título V de la Circular Única de la
Superintendencia de Industria y Comercio”
Decreto 090 del 18 de enero de 2018 “Por el cual se modifican los artículos 2.2.2.26.1.2 y 2.2.2.26.3.1 del Decreto
1074 de 2015 - Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo”
Ley 2157 del 2021.
5) GENERALIDADES:
En las generalidades se adoptarán las definiciones y los principios que son necesarios para comprender las Leyes
De Tratamientos De Datos En Colombia, y este MANUAL Y POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS
PERSONALES.
5.1) Definiciones:
Las siguientes definiciones han sido tratadas por las leyes de protección de datos en Colombia para darle
orientación el ciudadano y se han traído a este documento para dar a la persona que lo lee, herramientas que
permitan entender los términos que aquí se utilizan:
Autorización: “Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos
personales;”
Base de datos: “Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;”
Dato personal: “Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales
determinadas o determinables;”
Encargado del tratamiento: “Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros,
realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento;”
Responsable del tratamiento: “Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con
otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;”
Titular: “Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;”
Tratamiento: “Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección,
almacenamiento, uso, circulación o supresión.”
Aviso de privacidad: “Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el
Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de
Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del
Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.”
Dato sensible: “Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido
puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política,
las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos
humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de
partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos”
5.2) Principios:
Los siguientes principios han sido tomados de la ley 1581 del 2012 con el fin de cumplir la ley y dar orientación a
las personas que lean este documento, ya que estos son las bases por las cuales este ha sido creado:
Principio de legalidad: “El Tratamiento a que se refiere la presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse
a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen;”
Principio de finalidad: “El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la
Ley, la cual debe ser informada al Titular;”
Principio de libertad: “El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado
del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de
mandato legal o judicial que releve el consentimiento;”
Principio de veracidad o calidad: “La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta,
actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos,
fraccionados o que induzcan a error;”
Principio de transparencia: “En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del responsable
del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca
de la existencia de datos que le conciernan;”
Principio de acceso y principio de circulación restringida: “El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de
la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la
presente ley;
Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de
divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un
conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley;”
Principio de seguridad: “La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado
del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y
administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida,
consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;”
Principio de confidencialidad: “Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no
tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de
finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro
o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la
presente ley y en los términos de la misma.”
6) CATEGORÍAS DE DATOS ESPECIALES.
En la normatividad colombiana se habla de dos categorías de datos especiales, las cuales son: los datos sensibles
y los datos de niños, niñas y adolescentes.
En WORLD FIT COMPANY S.A.S, normalmente no son tratados los datos personales de carácter especial, pero
se ha decidido traer a colación este capítulo debido a que puede llegar a presentarse que sea necesario su
tratamiento por diferentes causales; por lo cual se les indica a las personas cuales son estos tipos de datos, los
derechos y los deberes que se tiene frente a estos.
6.1) Datos sensibles:
Como dato sensible entendemos que es aquel que afecta la intimidad de una persona, o también cuando el uso
de estos datos personales puede llegar a generar una discriminación hacia la persona que los indique, entre estos
se encuentran los que indican el origen racial o étnico de una persona , el que revele la orientación política, las
convicciones ya sean religiosas o filosóficas, el que indique si una persona pertenece a sindicatos, organizaciones
sociales de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los
derechos y garantías de partidos políticos de oposición también puede indicarse entre estos los datos relativos a
la salud, la vida sexual y los datos biométricos.
Los datos sensibles no pueden ser tratados por ninguna persona natural o persona jurídica, a no ser que se den
las siguientes condiciones:
- El titular haya dado su autorización explícita y por escrito del tratamiento del dato sensible, esta
autorización no se requiera cuando lo indique la ley que no es necesaria esta.
- El tratamiento sea necesario para que se salvaguarde el interés legítimo y vital del titular del dato
personal.
- Cuando el titular del dato personal se encuentre física o jurídicamente incapacitado, por lo cual el
representante deberá otorgar la autorización para el tratamiento de los datos personales por su
representado.
- El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por
parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad
sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a
las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos
no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular.
- El dato sensible se refiera a datos que sean necesarios para el reconociendo, ejercicio o defensa, de un
derecho en un proceso judicial.
- Se tenga una finalidad histórica, estadística o científica, en este evento se deberán adoptar las medidas
conducentes a la supresión de identidad de los titulares.
WORLD FIT COMPANY S.A.S como responsable, del tratamiento de los datos personales se comprometen a
solicitar la autorización para el tratamiento y conocimiento de datos sensibles siguiendo las siguientes
especificaciones
• informándole al responsable la naturaleza de estos datos personales como SENSIBLES.
• indicándole la facultad del titular, decidir si responder o no las preguntas realizadas frente a este tipo de
datos.
• Se indicará las finalidades por las cuales se piden este tipo de datos.
• Además, se seguirán todos los requisitos de la autorización de los datos personales que se tratara más
adelante.
6.2) Datos en donde están involucrados los niños, niñas y adolescentes.
En los datos personales donde los titulares sean los niños, niñas y adolescentes, WORLD FIT COMPANY S.A.S
buscará garantizar:
• El Interés superior de los niños, niñas y adolescentes
• Los derechos fundamentales primordiales de los niños, niñas y adolescentes.
Se toma en cuenta que el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido a menos
que sea de naturaleza pública.
Si en algún momento WORLD FIT COMPANY S.A.S debe realizar el tratamiento de este tipo de datos personales
por cualquier causa legal, pedirá autorización al representante legal del niño, niña o adolescente, previo ejercicio, del menor de su derecho a ser escuchado; la cual deberá ser valorada según la capacidad de este su madurez
autonomía en el asunto.
WORLD FIT COMPANY S.A.S velará por los derechos de los niños, niñas y adolescentes, así como también el tutor
deberá velar por que se respeten estos, y se cumpla la ley aplicable al tema.
7) DERECHOS Y DEBERES
7.1) Derechos que tienen frente a WORLD FIT COMPANY S.A.S todos los titulares de datos personales:
En todos los procesos que conlleven el tratamiento de datos personales, WORLD FIT COMPANY S.A.S velará por
que se respeten los derechos de las personas asegurándose que estos sean informados debidamente al momento
de solicitar la autorización al titular.
A continuación, se enumerarán los derechos de los titulares del tratamiento de los datos personales:
• El titular de los datos personales podrá solicitarle a WORLD FIT COMPANY S.A.S conocer actualizar y rectificar
sus datos personales.
• El titular de los datos personales podrá solicitar prueba de su autorización a WORLD FIT COMPANY S.A.S,
para el uso de sus datos, salvo esta autorización se exceptúe por la ley.
• Con una previa solicitud y o autorización, el titular deberá ser informado por el responsable o el encargado del
tratamiento de los datos personales, sobre el uso que se les ha dado a sus datos personales.
• El titular podrá revocar la autorización y/ o solicitar la supresión del dato, siempre y cuando considere que
WORLD FIT COMPANY S.A.S no ha respetado los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
WORLD FIT COMPANY S.A.S procederá a esto cuando la súper intendencia de industria y comercio haya
determinado que el tratamiento, el responsable o encargado ha incurrido en conductas contrarias a la ley.
• El titular podrá acceder de forma gratuita a los datos personales que dio autorización para su uso a WORLD
FIT COMPANY S.A.S, por lo cual se conservará la información que fue tratada frente al titular del tratamiento
del dato personal, este derecho podrá ser ejercido siempre y cuando se cumplan los requisitos de la ley y los
requisitos especificados en este MANUAL Y POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DEL
WORLD FIT COMPANY S.A.S;
• El titular del tratamiento podrá presentar ante la superintendencia de industria y comercio, quejas por
infracciones a los dispuesto en la ley.
Estos derechos especificados y los contendidos por la ley, podrán ser ejercidos por una serie de personas, ya sea
el titular de los datos o un tercero, siempre y cuando sea acreditada su calidad.
A continuación, se enumeran las personas que pueden ejercer estos derechos:
1. El titular del tratamiento, sus herederos o causahabientes, siempre y cuando este haya sido acreditado
de una forma idónea.
2. El representante y/o apoderado del titular del tratamiento, el cual deberá acreditar la calidad de su
representación.
3. Cuando haya una estipulación del titular a favor de otro para otro.
4. Los derechos de los niños, niñas y adolescentes podrán ser ejercidos solo por las personas que estén
facultadas para representarlos o que la ley los autorice.
7.2) El derecho de acceso:
El titular de los datos personales podrá consultar de forma gratuita sus datos en WORLD FIT COMPANY S.A.S,
siempre y cuando sea solo una vez al mes, y cada vez que exista una modificación sustancial a la política de
tratamientos de la información que haya motivado el tratamiento de los datos personales.
Cuando se solicite información sobre los datos personales con una periodicidad mayor a una por mes calendario,
WORLD FIT COMPANY S.A.S podrá cobrar al titular de los datos personales los gastos de envió, reproducción y
en su caso, la certificación de documentos. Los costos de reproducción no podrán ser mayores a los costos de
recuperación del material.
WORLD FIT COMPANY S.A.S conservará el soporte los gastos y los presentará ante la superintendencia de
industria y comercio, cuando esta se los solicite
7.3) Deberes del titular de los datos personales frente a WORLD FIT COMPANY S.A.S:
El titular de los datos personales debe garantizarle a WORLD FIT COMPANY S.A.S que los datos suministrados
son veraces, y realizará de una manera oportuna la actualización de sus datos personales.
En caso de falsedad en la información suministrada o de la falta de la actualización oportuna de los datos
personales, WORLD FIT COMPANY S.A.S se exime de cualquier responsabilidad que se derive de la inexactitud
de estos.
8) AUTORIZACIÓN:
WORLD FIT COMPANY S.A.S en cumplimiento de la ley, solicitará de una manera previa e informada, la
autorización al titular para poder tratar sus datos personales; velando que como mínimo se indique
1- La finalidad a la cual serán sometidos los datos personales.
2- El carácter facultativo de la persona de responder a las preguntas que traten de datos sensibles o
datos de niños, niñas o adolescentes.
3- Se le indicarán al titular sus derechos, mas importantes.
4- La identificación, dirección física o electrónica, datos del responsable del tratamiento o donde se
puede comunicar.
Esta autorización por parte del titular del tratamiento de datos personales se podrá manifestar a WORLD FIT
COMPANY S.A.S por un medio: – escrito ya sea físico o electrónico, -de forma oral -mediante conductas
inequívocas del titular que este permita concluir a WORLD FIT COMPANY S.A.S de forma razonable que se le
otorgó la autorización, para el tratamiento de los datos personales.
WORLD FIT COMPANY S.A.S conservará la “prueba de la autorización otorgada por los Titulares de los datos
personales para el tratamiento de estos.”
8.1) Revocatoria de la autorización:
El titular de los datos persones en todo momento podrá solicitarle a WORLD FIT COMPANY S.A.S revocar la
autorización y/ o la supresión de sus datos personales, mediante la presentación de un reclamo de acuerdo con lo
establecido en el artículo 15 de la ley 1581 del 2012 y lo establecido en este MANUAL Y POLÍTICA DE
TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DEL WORLD FIT COMPANY S.A.S.
Esta solicitud de revocar la autorización y/ o la supresión de sus datos personales por parte del titular de los datos,
no procederá cuando el titular tenga el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos de WORLD
FIT COMPANY S.A.S.
8.2) Cuando no es obligatorio pedir la autorización del titular de los datos personales por parte de WORLD FIT
COMPANY S.A.S:
WORLD FIT COMPANY S.A.S, no deberá solicitar la autorización al titular de los datos personales, cuando:
• La información sea solicitada a WORLD FIT COMPANY S.A.S por una entidad pública o administrativa
en ejercicio de sus funciones legales.
• Cuando la información haya sido solicitada en un proceso judicial.
• Cuando los datos son de naturaleza publica ya que este tipo de datos no son protegidos por aplicación
de la norma.
• Cuando haya una urgencia, ya sea médica o sanitaria.
• En aquellos eventos que el tratamiento de los datos personales sea autorizado por la ley para fines
históricos, estadísticos o científicos.
• Cuando el dato personal sea relacionado con el registro civil de las personas
8.3) Personas a quienes se les puede suministrar la información. :
WORLD FIT COMPANY S.A.S podrá darle información del titular de los datos personales en cualquier momento
que estos lo soliciten, sin autorización de este a las siguientes personas:
1. A los titulares de los datos personales, sus herederos o causahabientes o sus representantes legales, en
cualquier momento que estos lo soliciten a WORLD FIT COMPANY S.A.S.
2. A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
3. A los terceros que haya autorizado el titular de los datos personales, o haya sido autorizado por la ley
9. AVISO DE PRIVACIDAD:
WORLD FIT COMPANY S.A.S procederá a informar a los titulares de los datos personales de manera verbal o
escrita la información, la existencia y las formas de acceder a las políticas de tratamiento de datos personales; así
como también El objetivo de recolección y uso de los datos personales.
WORLD FIT COMPANY S.A.S velará por seguir los lineamientos mínimos que nos exige la ley con respecto al aviso
de privacidad sobre todo en los artículos 14 y sig. Del decreto reglamentario 1377 del 2013 y demás leyes que
regulen el tema; por lo cual el aviso de privacidad que implemente la WORLD FIT COMPANY S.A.S cumplirá con
algunos estándares mínimos entre ellos:
“1. Nombre o razón social y datos de contacto del responsable del tratamiento.
2. El Tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo.
3. Los derechos que le asisten al titular.
4. Los mecanismos dispuestos por el responsable para que el titular conozca la política de Tratamiento de la
información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella o en el Aviso de Privacidad correspondiente. En
todos los casos, debe informar al Titular cómo acceder o consultar la política de Tratamiento de información.”
10. FINALIDADES PARA LAS CUALES WORLD FIT COMPANY S.A.S SOLICITA LA AUTORIZACIÓN DE LOS
DATOS PERSONALES:
WORLD FIT COMPANY S.A.S, realizará la recolección de datos personales con el fin de desarrollar su objeto social
de la empresa, y una debida relación con el titular de estos. Así como tener un correcto funcionamiento de la
organización empresarial, y el cumplimiento de las normas que estas la regulan.
Las finalidades para las cuales serán recolectados los datos personales serán:
1. Darles pleno cumplimiento a las obligaciones legales, en las etapas: precontractuales, contractuales, y poscontractuales, adquiridas por el titular de los datos personales y WORLD FIT COMPANY S.A.S.
2. Para tener una base de datos de los clientes, empleados, contratistas, terceros, toda vez que esta política se
aplica a todas las personas que tengan algún vínculo con la empresa.
3. Determinar de manera cierta la identidad de las personas que ingresan a la instalación de la empresa.
4. Conocer y hacer seguimiento de la idoneidad financiera y comportamiento comercial de los clientes, del
titular de los datos personales, así como también dar referencia del comportamiento de este como cliente
ante las obligaciones contraídas con WORLD FIT COMPANY S.A.S.
5. Conocer y hacer seguimiento de la idoneidad financiera y comportamiento comercial del proveedor de
bienes y/o servicios, del titular de los datos personales, así como también dar referencia del comportamiento
de este como proveedor ante las obligaciones contraídas con WORLD FIT COMPANY S.A.S.
6. Contactar al titular de los datos personales en cualquiera de los datos referidos para los efectos de una debida
ejecución de las obligaciones contraídas.
7. Efectuar pagos por parte de WORLD FIT COMPANY S.A.S, en las cuentas bancarias del titular de los datos
personales o en el lugar pactado.
8. Que se le dé información del titular de los datos personales a las autoridades estatales o entidades privadas
cuando se deba realizar, para el correcto funcionamiento de la empresa o la ley lo exija.
9. Que se pueda verificar la información del titular de los datos personales ante entidades del estado o también
ante entidades privadas.
10. Permitir que se garantice el cumplimiento, nacimiento, ejecución y extinción de obligaciones contractuales
y dinerarias adquiridas por el titular de los datos personales con WORLD FIT COMPANY S.A.S, frente a dicho
derecho WORLD FIT COMPANY S.A.S podrá realizar toda actividad personalmente o puede delegar sus
derechos a un representante, por lo cual se podrá adelantar las siguientes acciones: presentación de facturas,
títulos valores; así mismo WORLD FIT COMPANY S.A.S podrá adelantar ya sea personalmente o por
intermedio de un tercero , acciones de cobro para la recuperación de cartera, adelantar gestiones de cobro
persuasivo extrajudicial o judicial.
11. Permitir que la información del titular de los datos personales sea utilizada en el proceso de contratación de
WORLD FIT COMPANY S.A.S .
12. Permitir que la información del titular de los datos personales sea utilizada para los procesos normales de
una relación laboral como lo son pago de nómina, pago de todas las prestaciones de ley y seguridad social,
afiliación a seguridad social, procesos disciplinarios.
13. Cuando se deben utilizar los datos personales del titular en un proceso judicial, o en un proceso
administrativo, ante entidades del estado por lo cual WORLD FIT COMPANY S.A.S podrá dar conocimiento
de los datos personales al encargado del proceso.
14. Permitir una correcta relación con los contratistas y sus obligaciones.
15. Realizar censos, notificaciones, comunicaciones a los titulares de los datos personales.
16. Hacer uso de los datos para fines publicitarios y/o contacto con el cliente de la empresa y la organización
empresarial.
17. Realizar promociones y campañas, con los productos y servicios de la empresa.
18. Entre otras finalidades que destine WORLD FIT COMPANY S.A.S, para su correcto funcionamiento como
empresa u organización y sea necesaria para lograr desarrollar su objeto social.
11. SISTEMA DE VIGILANCIA ( SV):
WORLD FIT COMPANY S.A.S podrá tener en la empresa y sus sucursales de vigilancia y/o cámaras con el fin de
garantizar la seguridad y correcto funcionamiento empresarial y control de los empleados, por lo cual podrá
recolectar (Fotos, videos y demás datos) con el fin de determinar de manera cierta la identidad de las personas.
12. ÁREAS O CANALES POR LOS CUALES WORLD FIT COMPANY S.A.S SOLICITARÁ INFORMACIÓN DE
DATOS PERSONALES:
Desde diferentes canales WORLD FIT COMPANY S.A.S solicitará los datos personales a sus titulares, por lo cual
se velará que cada una de las áreas responda por el tratamiento de los datos personales, y cumpla con todo lo
establecido en la ley y este MANUAL Y POLITICA DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.
A continuación, se enumerarán los canales más importantes de la empresa, por los cuales se realizará el
tratamiento, y se solicitará autorización, para el tratamiento de los datos personales dentro de WORLD FIT
COMPANY S.A.S,
- Administración- gerencia.
- Seguridad y/o vigilancia.
- Contabilidad.
- Cartera
- Contratación.
- Recursos humanos.
- Publicidad
- Atención al cliente.
- Diseño.
- Terceros.
Dichos canales estarán en cabeza de la GERENCIA de la empresa WORLD FIT COMPANY S.A.S, y este es el que
velará por los datos personales que se suministren.
13. PROCEDIMIENTOS:
13.1) “Consultas”:
Los titulares de los datos personales, o las personas autorizadas por la ley y este MANUAL Y POLÍTICA DE
TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES, podrán consultar la información personal del titular de los datos
personales suministrada a WORLD FIT COMPANY S.A.S; siguiendo los siguientes pasos:
a. La persona que quiera realizar la consulta deberá realizar la petición a gerencia, la cual es la que
administra y protege los datos personales dentro de la organización, a través del correo electrónico
pedidoswebowfit@gmail.com, o por escrito en la dirección Transversal 32 sur # 31E – 18 de
envigado
b. La GERENCIA procederá a nombrar el encargado que verificará y consultará el caso en concreto.
c. La gerencia atreves de su encargado, verificará que la persona si tenga la facultad para poder
realizar la consulta, se observará que la persona efectivamente sea el titular de los datos personales
o una persona autorizada por la ley; si la persona no puede realizar dicha consulta, se informará que
no es posible responder lo solicitado.
d. La GERENCIA atreves de su encargado, realizará la investigación internamente, averiguando cual
fue el canal por el cual se realizó la petición de la autorización de los datos personales y verificará
con el área encargada del canal la respetiva información, procediéndose a revisar los datos
personales del titular para así proceder a responder la consulta de la Persona.
la GERENCIA deberá observar los siguientes términos para realizar la respuesta a la persona:
- La consulta deberá ser respondida por WORLD FIT COMPANY S.A.S y su área encargada en un término
de diez (10) días hábiles, a la persona que realice la consulta y estuvo facultada para hacerlo.
- Si no es posible atender la consulta en este término establecido por la ley se le informará al interesado,
expresando los motivos por los cuales no fue posible atender la solicitud y se procederá a señalar la fecha en que se atenderá la consulta, este término nunca podrá superar 5 días hábiles siguientes al
vencimiento del primer término.
13.2) “Reclamos”:
Los titulares de los datos personales o las personas que tengan derecho a realizar un reclamo podrán acceder a
la información de cada titular, y si encuentran que es necesario podrán solicitar realizar un reclamo que sea objeto
de:
Corrección, actualización, supresión y advertir a WORLD FIT COMPANY S.A.S un presunto incumplimiento de
sus deberes legales.
Esta petición la podrán realizar siempre y cuando se sigan los siguientes pasos o especificaciones para poder
realizar la petición:
A. El reclamo debe ser dirigido a WORLD FIT COMPANY S.A.S , enviando la petición a la GERENCIA Y/O EL AREA
ENCARGADA POR ESTA , la cual es la que administra y protege los datos personales dentro de la
ORGANIZACIÓN, a través del a través del correo electrónico pedidoswebowfit@gmail.com, o por escrito en
la dirección Transversal 32 sur # 31E – 18 de envigado
B. La gerencia verificará a través de su encargado, que la persona si tenga la facultad para poder realizar el
reclamo, se observará que la persona efectivamente sea el titular de los datos personales o una persona
autorizada por la ley o este MANUAL Y POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES; si la persona
no puede realizar dicho reclamo se procederá a negar la petición informando que no es el indicado para
realizarlo.
C. La gerencia a través de un encargado realizará la investigación internamente, averiguando cual fue el canal por
el cual se realizó la petición de la autorización de los datos personales, y verificará con el área encargada del
canal la respetiva información, procediendo así a revisar los datos personales del titular para así proceder a
solucionar el inconveniente que se esté presentando con la información y comunicarlo a la persona que realizo
el reclamo.
El reclamo debe contener:
1. La identificación del titular de los datos personales
2. Si es una persona diferente al titular de los datos personales, debe indicar en que calidad está
actuando, y su debida certificación, o autorización.
3. La descripción de los hechos que dan lugar a los reclamos que se esté realizando.
4. Los documentos que se quieren hacer valer en el reclamo.
5. La dirección de la persona que esté realizando el reclamo o donde se pueda notificar.
Si se advierten fallas en el reclamo:
Si el reclamo resulta incompleto, con un término de 5 días siguientes a la recepción, se requerirá al interesado,
por parte de WORLD FIT COMPANY S.A.S o su encargado, para que subsane las fallas encontradas, si pasan 2
meses desde la fecha del requerimiento al interesado y no subsana los indicado o presente la información
requerida, se entenderá que desistió.
Si la persona que desea realizar el reclamo lo dirige a una persona que no sea competente para resolverlo, se dará
traslado a quien corresponda en un término máximo de 2 días hábiles e informar la situación al interesado.
Una vez recibido el reclamo completo se deberán seguir los siguientes pasos por WORLD FIT COMPANY S.A.S :
a. WORLD FIT COMPANY S.A.S incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el
motivo del mismo, la cual se deberá hacer en un término no mayor a 2 días hábiles luego de recibido el
reclamo completo.
b. Se debe tomar en cuenta que la leyenda deberá ser mantenida hasta que se solucione el reclamo.
c. El termino para atender el reclamo será de 15 días hábiles contados a partir del día siguiente de su recibo
completo, cuando no fuere posible solucionarlo en este término se informará al interesado los motivos de la
demora y la fecha en la cual será atendido el reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los 8 días hábiles
siguientes al vencimiento del primer término.
13.3) Frente a la supresión de datos personales debemos de tomar en cuenta:
Los Titulares de los datos personales en todo momento pueden solicitar la supresión de los datos personales
autorizados a WORLD FIT COMPANY S.A.S para su uso, siempre y cuando sigan los pasos para los reclamos
indicado en este capítulo y en la ley 1581 de 2012; este reclamo se podrá realizar por considerar que los datos no
están recibiendo un tratamiento adecuado por parte de WORLD FIT COMPANY S.A.S o sus encargados o los
mismos no son pertinentes o necesarios para la finalidad para la cual fueron recolectados, y cuando lo considere
pertinente solicitar que se supriman los datos personales.
El titular de los datos personales deberá tomar en cuenta que este reclamo de supresión de los datos personales
no procederá cuando:
- El titular tenga el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos de WORLD FIT COMPANY
S.A.S.
- Se represente un impedimento ya sea legal, o circunstancial para WORLD FIT COMPANY S.A.S de
hacerlo.
- Cuando se haya empezado un proceso legal en contra del titular de los datos.
Si vencido el término legal para realizar esta supresión de los datos personales, WORLD FIT COMPANY S.A.S no
ha hecho lo pertinente, el titular tendrá derecho a presentar sus reclamos a la superintendencia de industria y
comercio.
13.4) El área encargada de recibir Consultas y Reclamos:
El Área encargada dentro de WORLD FIT COMPANY S.A.S de atender las Quejas, Reclamos, Consultas, peticiones
y otros sobre el tratamiento de datos personales es la gerencia a través de su delegado, cual es el representante
de la gerencia para este fin,
Las personas se podrán dirigir a esta área a través del a través del correo electrónico
pedidoswebowfit@gmail.com, o a la dirección Transversal 32 sur # 31E – 18 de envigado.
14. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN PRESENTADA POR WORLD FIT COMPANY S.A.S
WORLD FIT COMPANY S.A.S hará todo lo posible por garantizar el uso de los datos personales con el
implementará medidas humanas, técnicas, informáticas y administrativas necesarias, evitando a la gran medida
la pérdida, cambio o adulatorio uso fraudulento de los datos personales, así como también evitará que otras
personas que no sean de WORLD FIT COMPANY S.A.S, encargados de estos o terceros autorizados, conozcan los
datos personales.